Đăng ký mặt bằng gian hàng: vị trí gian hàng đóng vai trò rất quan trọng trong việc thu hút khách đến với gian hàng. Việc đăng ký mặt bằng sớm với Ban tổ chức là ưu tiên số 1 trong quá trình chuẩn bị, thông thường là trước 1 năm để đảm bảo có được vị trí tốt
Đối với những hội chợ lớn uy tín trên thế giới, việc đăng ký mặt bằng không phải do đơn vị triển lãm chọn lựa mà là do Ban Tổ Chức hội chợ chỉ định, căn cứ vào lịch sử tham gia các lần hội chợ của công ty. Bên cạnh đó, việc đăng ký chỉ có giá trị khi kèm theo tiền đặt chỗ (deposit), thông thường khoảng 30%.



    Thiết kế gian hàng: Gian hàng phải toát lên được hình ảnh của công ty (và cả quốc gia). Do đó, cần đầu tư, nghiên cứu trong việc đưa ra thông tin và bố cục. Đôi khi sự đầu tư quá tốn kém không phải luôn luôn mang lại hiệu quả. Để thu hút được sự chú ý của khách tham quan, một gian hàng cần:

- Thiết kế hài hoà với hình ảnh nổi bật
- Chuyển tải tốt thông tin đồng thời nêu bật được đặc tính riêng biệt của ngành hàng với văn hoá đặc trưng của quốc gia kết hợp với thị hiếu thẩm mỹ của thị trường tiêu thụ
- Tránh rườm rà, nhiều màu sắc với quá nhiều hình ảnh
- Nên chọn đơn vị thiết kế địa phương có kinh nghiệm với thị trường vì họ có thể đưa ra lời khuyên rất bổ ích, và quan trọng hơn, họ hiểu rõ tính thẩm mỹ của khách hàng địa phương.
- Nên dành ít nhất 4 -6 tháng (tùy thuộc vào qui mô gian hàng) để xây dựng ý tưởng thiết kế, tìm đối tác và đi đến thống nhất về thiết kế.
    Chọn lựa sản phẩm trưng bày: Phải nghiên cứu đặc tính từng thị trường, tính chất của từng hội chợ để chọn sản phẩm phù hợp về mẫu mã bao bì, kích cỡ,v.v.... Cần lưu ý một số yếu tố sau khi chọn sản phẩm trưng bày:
- Sản phẩm nào là sản phẩm cạnh tranh của công ty ?
- Những sản phẩm của công ty có phù hợp với khuynh hướng tiêu thụ và chất lượng của thị trường không?
- Thiết kế, đóng gói bao bì có phù hợp thị trường không?
- Diện tích trưng bày sản phẩm hợp lý chưa?
- Cân nhắc xem cần những phương tiện hỗ trợ nào để làm nổi bật sản phẩm trưng bày như kệ đặc biệt, thiết bị nấu thử sản phẩm,v.v...
    Đăng ký khách sạn: Trong thời gian diễn ra hội chợ, số lượng khách tập trung rất lớn nên đăng ký trước khách sạn sẽ giúp chúng ta tiết kiệm được chi phí đáng kể. Có thể liên lạc với Ban tổ chức để đăng ký những dịch vụ này vì mỗi hội chợ, Ban tổ chức đều kết hợp với các công ty du lịch để tạo điều kiện cho khách dễ dàng đặt khách sạn, phương tiện đi lại...
    Xin visa: Đây là bước rất quan trọng cần phải được thực hiện càng sớm càng tốt. Theo qui định của EU, hồ sơ xin visa phải được nộp trước thời gian khởi hành 1 tháng với khá nhiều giấy tờ liên quan, do đó, doanh nghiệp nên dành 2 tháng trước khi đoàn lên đường cho việc xin visa.